Effectiever werken

10. Pomodoro techniek

De Pomodoro techniek is een echte time management klassieker te noemen. Deze techniek is ontstaan in 1980 en zorgt ervoor dat je slimmer omgaat met afleiding, meer gefocust blijft op je taak en een overzicht hebt van je planning.

Voor de Pomodoro techniek heb je alleen een wekker nodig. Besluit welke taak je gaat doen, stel je timer in op 25 minuten en werk aan je gekozen taak tot de wekker gaat. Neem een korte pauze van 3 tot 5 minuten en werk dan verder aan de volgende taak. Na vier taken neem je een langere pauze tussen de 15 en 30 minuten. Op deze manier kun je effectief en gefocust taken afkrijgen. Je houdt jezelf gemotiveerd en kunt gestructureerder te werk gaan. 

11. Eisenhower Model

Eisenhower bedacht een manier om effectiever met zijn projecten en taken om te gaan. Meer gedaan krijgen in minder tijd door prioriteiten te stellen. Je sorteert je taken op basis van urgentie en hoe belangrijk ze zijn. Zo krijg je een beter overzicht van waar je het beste je kostbare tijd aan kan besteden.

Maak een schema van vier vakjes:

• Linksboven staan de taken die belangrijk én dringend zijn. Deze taken moeten nu worden gedaan en kunnen dus niet wachten.
• Rechts daarvan staan belangrijke taken die niet dringend zijn. Deze taken mogen niet vergeten worden, maar kunnen ingepland worden.
• Linksonder staan de taken die niet belangrijk zijn maar wel ooit eens gedaan moeten worden binnen een bepaalde tijd. Het is niet noodzakelijk dat deze taak wordt uitgevoerd door jou.
• Het laatste vakje rechtsonder elimineert taken die je van je lijst kan schrappen. Vaak zijn dit taken die onnodig veel tijd innemen en vooral niet gedaan moeten worden in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen. 

12. Maand-, week- en dagplanning

Al je taken staan in je takenlijst. En de taken die prioriteit hebben, zijn bepaald. Deze taken kunnen nu worden gekoppeld aan een dag-, week- en maandplanning.

Door een goede planning te maken, geef je structuur aan je werkzaamheden en voorkom je dat je dingen gaat uitstellen. Plan eerst je tijd- en datum gebonden taken in. Vul daarna de rest in op basis van prioriteit.

Probeer jezelf niet helemaal vol te plannen. Houdt rekening met mogelijke uitloop van werkzaamheden, onverwachte klussen en last-minute taakjes. Geef jezelf ook de ruimte om even niets te doen zodat je weer kunt opladen.

13. Maak taken af binnen de tijd die er voor staat

Kies een techniek die voor jou werkt om je taken af te krijgen binnen de tijd die je het geeft. Zet bijvoorbeeld een timer om jezelf een tijd te geven om te werken aan je taak. Als de wekker gaat, ga je door naar een andere taak. Zo voorkom je dat je blijft hangen in een taak.

14. Plan tijd in voor last-minute verzoeken

Zijn last-minute verzoeken een veelvoorkomend onderdeel van je baan? Plan daar ook tijd voor in. Je kunt bijvoorbeeld zes uur inplannen voor je eigen taken en 2 uur vrijhouden voor mogelijke spontane taken. Heb je geen last-minutes op een dag? Dan kun je lekker vooruit werken!

15. Plan tijd in voor input opvragen en aanlevering

Als je afhankelijk bent van de input van anderen, is het handig om ook daar tijd voor in te plannen. Zorg dat je de feedback tijdig aanvraagt zodat de ander ook de kans heeft om het in te plannen, of mogelijk te verzetten naar een andere dag.

Het managen van je tijd is een goede manier om gemotiveerd en doelgericht je taken af te kunnen krijgen. En het afvinken van je taken voelt goed! Je zal merken dat je door slimmer werken, structuur in je werkzaamheden aanbrengen en bewuster plannen, je veel tijd kunt besparen.

Ook concentratieproblemen bij thuiswerken kunnen geminimaliseerd worden door goed timemanagement.

Wil je nóg meer weten over timemanagement? Bekijk dan deze inspirerende Ted Talk!

Wil je graag meer weten over verschillende waardevolle soft skills?