Wat is 5S?

5S komt voort uit de Japanse lean managementfilosofie en is een methode die gebruikt wordt om werkruimten beter te organiseren.
 

Deze filosofie refereert aan 5 Japanse woorden die ‘opruimen’ of ‘schoonmaken’ omschrijven. Hiermee wordt gedoeld op de brede betekenis van deze woorden, wat neerkomt op het Japanse principe voor orde. De gedachtegang is dat door systematisch alle spullen in een ruimte een vaste plek te geven en de werkplek schoon te houden, mensen gemakkelijker kunnen werken zonder tijd te verspillen. De 5S staat voor de vijf Japanse woorden: Seiri, Seiton, Seis, Seiketsu en Shitsuke die stapsgewijs de 5S-methode toelichten.

• S1 Seiri: Sorteren of opruimen; onderscheid maken tussen de noodzakelijke spullen en de overbodige spullen.
• S2 Seiton: Schikken; belangrijke spullen een vaste plek geven en de werkplek zo organiseren dat alle spullen snel en makkelijk te vinden zijn.
• S3 Seis: Schoonmaken; het reinigen of regelmatig inspecteren van de spullen of machines om verontreinigingen en storingen te voorkomen.
• S4 Seiketsu: Standaardiseren; in deze stap worden de vorige drie stappen gestandaardiseerd door vast te leggen hoe de werkplek eruit moet zien.
• S5 Shitsuke: Standhouden of systematiseren; de laatste stap controleert of de 5Ss methode goed is geïmplementeerd door iedereen bewust te maken van de nieuwe methode en regelmatig te controleren of dit wordt nageleefd. Wanneer er zich problemen voordoen moeten er wijzigingen worden doorgevoerd om herhaling te voorkomen.

Wat is het belang van 5S?

Als een organisatie nog nooit 5S heeft geïmplementeerd, kun je ervan uitgaan dat het een rommeltje is op de werkvloer. Het gevolg hiervan is dat je als werknemer vaak je spullen of documenten kwijt bent, wat veel tijd kan kosten. Als je deze tijd bij elkaar optelt kan een enkele werknemer hier al gauw een uur per dag aan kwijt zijn. Als je dit doortrekt naar meerdere medewerkers, kun je je voorstellen dat dit een organisatie enorm veel kost. Het oplossen van deze chaos kan dus veel winst opleveren. Zo heeft 5S heeft zich in veel verschillende organisaties bewezen als een behulpzame filosofie voor meer productiviteit onder werknemers.

Hoe pas je 5S toe?

5S kan erg gemakkelijk en zonder grote investeringen worden toegepast in een bedrijf. Een grote invloed op de netheid van de werkvloer ligt bij de werknemers en hoe schoon en geordend zij zijn. 5S heeft daarom voornamelijk betrekking op de omgang met (gedeelde) spullen, papieren documenten en e-mails. Een belangrijke factor hierin is het maken van afspraken over de orde in de ruimte. In een bepaalde afdeling kan er bijvoorbeeld onbewust een hele inefficiënte manier van werken zijn die al jaren invloed heeft op individuele werknemers. Je kunt hen dit niet verwijten. Een mooie manier om dit inzichtelijk te krijgen is door foto’s te laten maken van de afdeling door een groep onafhankelijke mensen. Aan de hand hiervan kan met een objectieve blik worden vastgesteld waar het allemaal aan schort op de 5 S’en en waar ruimte is voor verbetering.