Vorstellungsgespräch: Fragen, Tipps & Checklisten

Ein Vorstellungsgespräch (auch als Bewerbungsgespräch bekannt) ist ein persönliches Gespräch zwischen Personalentscheidern und Bewerbern und Teil des Recruiting-Prozesses. Vorstellungsgespräche finden in der Regel in den Räumlichkeiten des Unternehmens statt, können alternativ aber auch telefonisch oder per Videokonferenz geführt werden.

Der Ablauf eines Vorstellungsgesprächs kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden und ist nicht festgelegt. Geht man von einem klassischen Bewerbungsgespräch aus, kann man dieses in folgende Schritte unterteilen:

1. Begrüßung: Die Begrüßung ist die erste Phase des Vorstellungsgesprächs und gleichzeitig eine der wichtigsten. Denn in dieser Phase vermitteln Bewerber den Personalverantwortlichen einen ersten Eindruck und dieser ist meist ausschlaggebend dafür, ob der Bewerber in den engeren Bewerberkreis mit aufgenommen wird oder nicht weiter interessant für die Stellenbesetzung ist. Ein passendes Outfit, eine aufrechte und selbstbewusste Körperhaltung, ein offenes Lächeln und ein angemessener Händedruck können den ersten Eindruck positiv beeinflussen. Darüber hinaus sollte sich der Bewerber für die Einladung zum Vorstellungsgespräch höflich bedanken.

2. Smalltalk: Auf die Begrüßung folgt der Smalltalk. Dieser geht in der Regel von den Personalverantwortlichen aus. Ziel ist es, das Eis zwischen Bewerber und Personaler zu brechen und die Stimmung aufzulockern. Darüber hinaus testen Personalverantwortliche über den Smalltalk wie flexibel und umgänglich ein Bewerber ist. Die Fragen können aus unterschiedlichen Themengebieten stammen und können sich z.B. auf die Anreise des Kandidaten oder das Wetter beziehen. Um den guten Eindruck nicht zu trüben sollte sich der Bewerber auf den Smalltalk mit wohlüberlegten Antworten einlassen. Kritische und diskussionswürdige Themen wie z.B. Politik oder Religion sollten in diesem Zusammenhang vermieden werden.

3. Präsentation der Produkte/Dienstleistungen vonseiten des Unternehmens: In der dritten Phase übernimmt der Personaler das Wort und stellt das Unternehmen sowie seine Produkte bzw. Dienstleistungen vor. Bewerber sollten sich währenddessen interessiert zeigen, Blickkontakt halten und Zwischenfragen stellen. Auf diese Weise merken Personalverantwortliche, dass es dem Kandidaten ernst ist und dieser Ambitionen hat, im Unternehmen einzusteigen.

4. Kurzpräsentation des Bewerbers zur eigenen Person und zum Werdegang: Jetzt liegt es am Bewerber selbst sich in ein möglichst positives Licht mit dem eigenen Werdegang sowie den eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen zu rücken. Dabei sollte der Bewerber seinen beruflichen Werdegang nicht nur chronologisch nacherzählen, sondern vielmehr wichtige Stationen, die für die Stellenausschreibung von Bedeutung sind, hervorheben und näher erläutern. Damit die Kurzpräsentation erfolgreich ist, sollte sich der Kandidat im Vorhinein intensiv vorbereiten. Dies gilt auch für die Rückfragen von Seiten des Unternehmens zu Qualifikationen und beruflichen Stationen aus dem Lebenslauf. Phase drei und vier können je nach Unternehmen miteinander verschmelzen oder sich in der Reihenfolge unterscheiden. So bestehen einige Unternehmen darauf, dass die Präsentation des eigenen Unternehmens und der Produkte bzw. Dienstleistungen auf die Kurzpräsentation des Kandidaten folgt.

5. Fragen vonseiten des Bewerbers: Bevor es zur Verabschiedung kommt, hat der Bewerber in der Regel nochmal die Möglichkeit Fragen zu stellen. Diese Chance sollte der Bewerber nutzen, denn Fragen zur Stelle oder zum Unternehmen zeugen von Eigeninitiative und Interesse und können den positiven Eindruck der Personaler vom Kandidaten bekräftigen. Mögliche Fragen könnten folgende sein:

„Wie sieht die Einarbeitungsphase aus?“
„Welche Entwicklungsmöglichkeiten bestehen im Unternehmen?“
„Wie sieht der weitere Bewerbungsprozess aus?“

6. Verabschiedung: Die letzte Phase des Vorstellungsgesprächs ist die Verabschiedung. Bewerber sollten diese Phase nutzen, um sich für das Vorstellungsgespräch zu bedanken. Kommt im Rahmen der Verabschiedung ein weiterer Smalltalk zustande, sollte sich der Kandidat darauf souverän und überlegt einlassen.

Vor dem Bewerbungsgespräch

An- und Abreise: Planen Sie Ihre Anreise weit genug im Voraus und sorgen Sie für einen ausreichenden Zeitpuffer am Anreisetag. So können Sie vermeiden, dass Sie vor dem Vorstellungsgespräch in einen ungeplanten Stau kommen oder Sie nicht rechtzeitig zum Vorstellungsgespräch kommen wegen einer ungünstigen Verbindung von Bussen und Bahnen.

Outfit: Achten Sie auf ein Outfit, das der Branche und dem Unternehmen entsprechend ist. Bevor Sie sich auf ein Outfit festlegen, hilft es auch, einen Blick auf die Website Ihres Unternehmens zu werfen. Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch z.B. bei Banken oder Versicherungen haben, sollten Sie auf ein klassisches Outfit zurückgreifen. Für Herren eignet sich ein Anzug, für Damen ein Kostüm oder Hosenanzug. Bewerben Sie sich z.B. bei Agenturen oder Start-Ups für einen kreativen Job, dann sollten Sie auch mit Ihrer Kleidung Dynamik und Kreativität ausstrahlen. Greifen Sie beispielsweise auf helle Farben zurück. Diese strahlen Lebendigkeit aus. Achten Sie darüber hinaus auf einen stilvollen, modernen und trendigen Look, der Ihren Charakter unterstreicht.

Vorbereitung: Informieren Sie sich im Vorhinein gut über das Unternehmen, bei dem Sie sich vorstellen möchten, dessen Produkte und Dienstleistungen sowie über Ihre Ansprechpartner. Recherchieren Sie dazu auf der Website Ihres potenziellen Arbeitgebers. Üben Sie vor dem Vorstellungsgespräch, sich und Ihren Werdegang in maximal 2 bis 3 Minuten zu präsentieren. Führen Sie sich dazu die verschiedenen Stationen aus Ihrem Lebenslauf vor Augen und achten Sie auf einen klaren, strukturierten und logischen Aufbau. Wenn Sie sich alleine auf das Jobinterview vorbereiten, lohnt es sich, ein Video von sich selbst zu drehen. Körperhaltung, Gestikulation, Mimik, Blickkontakt und Stimmlage können auf diese Weise gut analysiert werden. Erstellen Sie sich einen Katalog mit möglichen Fragen, die Ihnen die Personalverantwortlichen stellen könnten. Bereiten Sie zu jeder Frage mögliche Antworten vor. Wenn Sie sich für eine Stelle in einem international tätigen Unternehmen beworben haben oder bereits in der Stellenausschreibung erwähnt wurde, dass Fremdsprachenkenntnisse eine Voraussetzung sind, dann sollten Sie sich darauf einstellen, dass Sie auch während des Jobinterviews einige Fragen auf Englisch oder auf einer anderen Sprache beantworten müssen.

Während des Bewerbungsgesprächs
 

Timing: Kommen Sie pünktlich zum Vorstellungsgespräch und melden Sie sich am Empfang ca. 10 Minuten vor Start des Bewerbungsgesprächs an. Ein zu frühes Erscheinen setzt Personalverantwortliche zeitlich unter Druck.

Begrüßung: Achten Sie bei der Begrüßung darauf, dass Sie allen Personalverantwortlichen, die am Jobinterview teilnehmen, die Hand geben und währenddessen Blickkontakt zu Ihren Gesprächspartnern aufnehmen. Ein freundliches Lächeln gibt Ihrem Gegenüber ein positives Gefühl. Achten Sie darüber hinaus auf einen angenehm festen Händedruck. Damit wird indirekt ein standhafter und durchsetzungsstarker Charakter in Verbindung gebracht.

Gesprächsführung: Da Sie Gast im Unternehmen sind, übernehmen die Personalverantwortlichen die Gesprächsführung. Lassen Sie sich deshalb in den Raum führen, indem das Vorstellungsgespräch stattfinden wird und nehmen Sie erst dann Platz, wenn Sie Ihr Gesprächspartner ausdrücklich darauf hinweisen. Über einen kurzen Smalltalk, z.B. über Ihre Anreise, brechen Sie das Eis.

Präsentation: Präsentieren Sie während des Vorstellungsgesprächs nur solche Qualifikationen, Erfahrungen und Interessen, die auch tatsächlich für die ausgeschriebene Stelle entscheidend sind. Bleiben Sie ehrlich, authentisch und selbstbewusst und setzen Sie Ihre Stärken und Talente gekonnt in Szene. Halten Sie auch Arbeitsproben sowie Ihre Bewerbungsmappe mit allen wichtigen Unterlagen bereit.

Rückfragen an den Personaler stellen: Stellen Sie während des Vorstellungsgesprächs Fragen, um dem Personalverantwortlichen zu signalisieren, dass Sie Interesse an der ausgeschriebenen Stelle haben.

Nach dem Bewerbungsgespräch
 

Wenn Sie nach dem Vorstellungsgespräch immer noch von dem Job-Angebot überzeugt sind, können Sie Ihre Chancen durch ein Dankesschreiben erhöhen. Folgendes sollten Sie beachten:

Das Dankesschreiben sollte nicht später als ein bis zwei Tage nach dem Vorstellungsgespräch abgesendet werden. Achten Sie darauf, dass Sie ein individuelles Dankesschreiben formulieren, was sich inhaltlich auf das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle bezieht. Vermeiden Sie im Anschreiben zu sehr den Personalverantwortlichen zu schmeicheln. Das kann aufdringlich wirken.

Die Dauer des Vorstellungsgesprächs ist von mehreren Faktoren wie der angestrebten Position, dem Unternehmen, der Anzahl an Teilnehmern sowie der Überzeugungskraft des Bewerbers abhängig. Bei berufserfahrenen Bewerbern kann das Vorstellungsgespräch mehrere Stunden andauern, da eine Fehlentscheidung bei der Auswahl des Bewerbers oft schwerwiegender ist als bei einem Berufsanfänger. Bei Berufseinsteigern rechnen Personaler ca. eine Stunde ein. Aber auch das kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Sinnvoll ist es, Kopien des eigenen Lebenslaufs, wichtige Zeugnisse und Zertifikate sowie einen Ausdruck der Stellenausschreibung mit zum Vorstellungsgespräch zu bringen. Das macht einen guten Eindruck auf Personalverantwortliche und gibt Selbstsicherheit. Darüber hinaus ist es von Vorteil, einen Notizblock und Schreibutensilien für Anmerkungen mitzubringen.

Befindet sich der Arbeitnehmer in einem vom Arbeitgeber gekündigten oder in einem befristeten Arbeitsverhältnis, das ausläuft, ist der Arbeitgeber laut § 629 BGB dazu verpflichtet, den Arbeitnehmer für die Zeit des Vorstellungsgesprächs bezahlt freizustellen, ohne dass der Arbeitnehmer die Fehlzeiten nacharbeiten muss. Arbeitnehmer, die sich in der Probezeit befinden oder nur kurzfristig beschäftigt sind, sind von dieser gesetzlichen Regelung ausgeschlossen.

Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?
Personalverantwortliche zielen mit dieser Frage in Vorstellungsgesprächen darauf ab, herauszufinden, welche Karrierepläne ein Bewerber hat und ob diese mit der ausgeschriebenen Position vereinbar sind. Bewerber sollten diese Frage firmenorientiert beantworten und erläutern, welche Ziele und Karrierewege sie im Unternehmen anstreben. Diese sollten entsprechend der ausgeschriebenen Stelle realistisch erreichbar sein. Klingt der Bewerber zudem motiviert und zuversichtlich, kann die Antwort auf die Frage ein Erfolg werden.

Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?
Bei dieser Frage möchten Personalverantwortliche herausfinden, ob ein Kandidat wirklich für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Bei der Antwort auf diese Frage sollten Bewerber darauf achten, sich auf drei bis vier Stärken und Gründe zu konzentrieren und diese in maximal sechs bis acht Minuten erläutern.

Warum möchten Sie wechseln?
Bei dieser Frage geht es darum herauszufinden, wie die Motivation des Bewerbers ist und welche Erwartungen hinter dem Jobwechsel stehen. Motivation und Erwartungen sollten auf die ausgeschriebene Stelle abgestimmt sein. Sinnvoll ist es zum Beispiel zu antworten, dass die Entwicklungsperspektiven der neuen Stelle sehr attraktiv sind. Vermeiden sollten Bewerber, den alten Arbeitgeber in einem schlechten Licht darzustellen. Das macht einen unprofessionellen Eindruck.

Was sind Ihre Schwächen?
Personalverantwortliche möchten über diese Frage herausfinden, wie gut sich Kandidaten selbst einschätzen können und wie selbstkritisch diese mit sich umgehen. Bewerber sollten auf diese Frage möglichst ehrlich antworten und zwei bis drei echte Schwächen zugeben sowie mögliche Lösungsansätze erläutern. So beweisen Bewerber emotionale Reife.

Was sind Ihre Stärken?
Bei dieser Frage kommt es darauf an, ehrlich zu sein und weder zu überheblich noch zu bescheiden zu wirken. Kandidaten, die bei dieser Frage sehr zurückhaltend oder unsicher wirken wecken den Eindruck, dass sie sich auch im Berufsalltag nichts zutrauen und Herausforderungen scheuen. Solche Bewerber hingegen, die zu selbstbewusst antworten und ein nahezu perfektes Bild von sich abgeben, wirken auf Personaler arrogant und wenig authentisch, insbesondere dann, wenn sich die angepriesenen Stärken im Berufsalltag nicht zeigen. Aus diesem Grund sollten Bewerber bei dieser Frage ehrlich mit sich selbst sein und Stärken anhand von Beispielen aus dem beruflichen oder privaten Umfeld belegen.

Arbeiten Sie lieber im Team oder alleine?
Kandidaten, sollten sich bei dieser Frage auf keine „entweder-oder“-Antwort einlassen. Geben Bewerber an, dass sie lieber im Team arbeiten, könnten Personaler auf die Idee kommen, dass der Kandidat nicht fähig ist, selbständig zu arbeiten. Wer hingegen das Gegenteil behauptet, also lieber alleine zu arbeiten, wird schnell als Einzelgänger wahrgenommen. Besser ist es, Einzel- und Teamarbeit situationsabhängig zu betrachten und die Antwort z.B. so zu formulieren: „Es kommt ganz auf die Aufgabe an. Routinetätigkeiten oder solche Aufgaben, bei denen ich mich stark konzentrieren muss, arbeite ich lieber im Alleingang ab. Aus Erfahrung weiß ich aber, dass ich Aufgaben, bei denen z.B. neue Konzepte oder Lösungen entwickelt werden müssen, gerne im Team erledige.“

Was ist Ihr bisher größter Erfolg?
Personaler zielen bei dieser Frage neben dem beruflichen Erfolgserlebnis auf die Stärken ab, die ein Bewerber dabei unter Beweis gestellt hat. Am sinnvollsten ist es, die Antwort gut zu strukturierten. Ziel, Methode und Ergebnis des beruflichen Erfolgsmoments sollten für den Personalverantwortlichen klar ersichtlich werden.

Was war Ihr bisher größter Misserfolg und wie sind Sie damit umgegangen?
Mit dieser Frage möchten Recruiter herausfinden wie selbstreflektiert der Kandidat mit sich selbst ist, ob er in der Lage dazu ist, eigene Niederlagen zu akzeptieren, offen damit umzugehen und aus Fehlern zu lernen. Auch bei dieser Frage sollten Bewerber konkrete Beispiele nennen, die die oben genannten Fähigkeiten offenlegen. Die Beispiele sollten ausschließlich aus dem Berufsleben stammen. Private Niederlagen sind als Antwort auf diese Frage fehl am Platz. Der Misserfolg sollte sachlich vorgetragen werden ohne sich in Details zu verlieren. Auf Schuldzuweisungen oder starke Emotionen sollte bei der Begründung verzichtet werden.

Stellen Personaler im Vorstellungsgespräch Fragen nach den Schwächen des Bewerbers ist es nicht das Ziel, den Kandidaten bloßzustellen, sondern vielmehr zu untersuchen wie selbstreflektiert der Kandidat ist. Demnach ist es keine gute Idee zu antworten keine Schwächen zu haben oder die Frage mit einem Schulterzucken zu beantworten. Ersteres wirkt arrogant und überheblich. Im zweiten Fall hinterlässt der Bewerber einen unreflektierten und unreifen Eindruck. Aus diesem Grund sollten sich Bewerber bereits im Vorhinein Gedanken über mögliche Schwächen machen.
Mögliche Schwächen, die im Vorstellungsgespräch genannt werden können, sind folgende:

Durchsetzungsfähigkeit: Durchsetzungsfähigkeit wird vor allem von angehenden Führungskräften erwartet. Wer sich nicht durchsetzen kann, dem kann es passierten, dass er von seinen Mitarbeitern nicht richtig ernst genommen wird und Projekte und Ziele nicht wie geplant erzielt oder umgesetzt werden können. Verpacken Bewerber diese Schwäche strategisch, in dem sie z.B. im gleichen Zug angeben, dass sie daran arbeiten und z.B. bereits an einer entsprechenden Weiterbildung teilgenommen haben oder teilnehmen werden, kann diese Schwäche wiederum in eine Stärke umgewandelt werden. Sich Schwächen einzugestehen und daran zu arbeiten zeugt schließlich von Ehrgeiz und Motivation.

Präsentationsfähigkeit: Sich vor eine große Gruppe zu stellen und eine Präsentation zu halten, kann Überwindung kosten und macht viele Berufstätige nervös. Bewirbt sich der Kandidat aber nicht gerade für eine Position als Moderator oder Vertriebstrainer, ist eine fehlende Präsentationsfähigkeit auch für potenzielle Arbeitgeber zu verkraften. Die fehlende Präsentationsfähigkeit kann zusätzlich entkräftet werden, in dem sich der Bewerber dazu bereiterklärt, an einem Rhetorik-Seminar teilzunehmen.

Konzentrationsfähigkeit: Befindet man sich im Großraumbüro mit mehreren Kollegen, kann es schon einmal vorkommen, dass darunter die Konzentrationsfähigkeit leidet. Dies kann jedem einmal passieren. Leiden jedoch die Arbeitsergebnisse darunter, kann diese Schwäche zu einem ernstzunehmenden Problem für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber werden. Beweist der Bewerber jedoch im gleichen Zuge, dass er aktiv etwas gegen diese Schwäche unternimmt wie z.B. das Zulegen eines Gehörschutzes, zeigt er Eigeninitiative und minimiert das Manko auf ein für den Arbeitgeber erträgliches Maß.

Bewerbung.com: Nach dem Vorstellungsgespräch im Gedächtnis bleiben – mit einem Dankschreiben https://bewerbung.com/dankschreiben/

Gabler Wirtschaftslexikon: Vorstellungsgespräch Ausführliche Definition https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/vorstellungsgespraech-50997

Absolventa: Vorstellungsgespräch-Muster: Typischer Ablauf. https://www.absolventa.de/karriereguide/vor-und-nachbereitung/vorstellungsgespraech-muster