Recruiting

Unter Recruiting (auch Personal- oder Mitarbeiterbeschaffung) versteht man die Suche bzw. Vermittlung von Arbeitskräften und alle damit verbundenen Maßnahmen und Prozesse. Ziel des Recruitings ist es, rechtzeitig auf die personellen Bedarfe des Unternehmens zu reagieren und möglichst kosteneffizient qualifizierte Mitarbeiter für offene Stellen zu finden. Die Rekrutierung passender Mitarbeiter im Unternehmen geschieht entweder durch die interne HR-Abteilung oder durch einen externen Personaldienstleister. Was sich bereits in den vergangenen Jahren abgezeichnet hat, wird auch zukünftig an Bedeutung zunehmen: Die Recruiting-Prozesse werden zunehmend digitalisiert. KI, Job- und Talent Recommender sowie Mobile Recruiting sind Trends, an die sich immer mehr Unternehmen mit ihren Recruiting-Prozessen anpassen.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen internem und externem Recruiting. Beim internen Recruiting suchen Personalverantwortliche unternehmensintern nach neuen Mitarbeitern. Geeignete Plattformen hierfür können das Intranet oder der monatliche Newsletter sein. Oftmals werden offene Stellen aber auch über Mitarbeiterempfehlungen oder über interne Personalentwicklungsmaßnahmen besetzt. In letzterem Fall werden qualifizierte Mitarbeiter auf Wunsch innerhalb des Unternehmens versetzt oder motivierte Mitarbeiter über entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen auf die Aufgaben der neuen Position vorbereitet.

Demgegenüber steht das externe Recruiting. Hierbei werden gezielt verfügbare Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt gesucht. HR-Abteilungen oder Personaldienstleister schalten dazu Anzeigen auf Jobbörsen, Social-Media-Kanälen und in der Presse oder präsentieren sich auf Karrieremessen und Recruiting-Veranstaltungen. In diesem Zusammenhang wird auch von aktivem Recruiting innerhalb der externen Personalbeschaffung gesprochen. Das externe Recruiting kann aber genauso gut auf passive Maßnahmen, wie zum Beispiel einen Bewerberpool oder das Betreiben von Employer Branding, zurückgreifen.

Während eine HR-Abteilung als Teil eines Unternehmens agiert, arbeitet ein Personaldienstleister unabhängig. Für Unternehmen bietet dies den Vorteil, ein zeit-, kosten- und personalintensives Recruiting vom Tagesgeschäft zu trennen.

1. Kontaktaufnahme mit einem Personaldienstleister: Zunächst sucht sich das Unternehmen mit Personalbedarf – der Kunde – unter einer auf dem Markt bestehenden Vielzahl von Personaldienstleistern, den passenden, auf eine bestimmte Branche oder auch Fachkräfte spezialisierten Anbieter aus und kontaktiert diesen.

2. Bedarfsanalysegespräch zwischen Kunde und Personaldienstleister: Im Auftaktgespräch steht neben dem Kennenlernen die Bedarfsanalyse des Kunden im Mittelpunkt. Es gilt, die Anforderungen an die gewünschte Fachkraft gegenüber dem Personaldienstleister genau zu kommunizieren. Entscheidungskriterien sind beispielsweise:

Für den Fall, dass der Kunde zwar ein genaues Einsatzgebiet im Blick hat, jedoch noch kein präzises Bewerberprofil vorweisen kann, übernimmt der Personaldienstleister auch beratende Funktionen und unterstützt bei der Profilerstellung.

3. Personalrecherche im internen Bewerberpool: Personaldienstleister verfügen über einen festen Pool möglicher Bewerber, die auf eine spannende (neue) Anstellung warten. Sofern wahrscheinlich ist, dass hier ein Kandidat zu finden ist, der den Kundenanforderungen entspricht, wird auch dieser Recruiting-Kanal eingebunden. Durch Eingabe der gewünschten Anforderungen in eine Software lässt sich die Menge möglicher Kandidaten eingrenzen.

4. Personalsuche über externe Recruiting-Kanäle: Konnte im internen Bewerberpool keine geeignete Fachkraft gefunden werden, greift der Personaldienstleister auf externe Recruiting-Kanäle zurück. Dies sind vor allem:

• Job-Portale
• Recruiting-Events und Messen
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter
• Soziale Netzwerke
   

5. Sichtung der Bewerbungen: Idealerweise liegen als Ergebnis der Personalrecherche diverse Bewerbungen vor. Anhand der vorliegenden Unterlagen prüft der Personaldienstleister die Qualifikationen, Berufserfahrungen, Zeugnisse etc. auf ihre Kompatibilität mit den Kundenanforderungen. Die Bewerbungen mit der größten Übereinstimmung werden herausgefiltert und die entsprechenden Kandidaten werden durch den Personaldienstleister kontaktiert.

6. Vorstellungsgespräch zwischen Personaldienstleister und Bewerber: Eine weitere Vorauswahl wird im Vorstellungsgespräch zwischen Personaldienstleister und Bewerber getroffen. Für die Bewerber gilt: Auch wenn sie noch nicht vor ihrem potenziellen Arbeitgeber sitzen, sollten sie das Vorstellungsgespräch genauso ernstnehmen, da der Personaldienstleister die Bewerberprofile zusammen mit einer ersten Einschätzung zum Kunden weiterleitet. Auch vom Ablauf her ähnelt das Vorstellungsgespräch zwischen Personaldienstleister und Bewerber dem eines Bewerber-Arbeitgeber-Vorstellungsgesprächs. Es gilt, die persönliche Motivation des Bewerbers ebenso zu prüfen wie die tatsächliche Eignung für das vom Kunden präferierte Einsatzgebiet. 

7. Weiterleitung geeigneter Bewerberprofile an den Kunden: Aus der Runde an Vorstellungsgesprächen werden die Bewerberprofile an den Kunden weitergeleitet, die nach Analyse des Personaldienstleisters am ehesten den Anforderungen des Kunden entsprechen. Aus diesen Profilen wählt der Kunde wiederum die Kandidaten aus, die er zu einem Vorstellungsgespräch einlädt.

8. Vorstellungsgespräch zwischen Unternehmen und Bewerber: In den zumeist 45 bis 60 Minuten, die das Vorstellungsgespräch zwischen Kunde und Bewerber andauert, wird noch einmal vertieft auf die Bewerber-Skills eingegangen. Wichtiger als beim Gespräch zwischen Personaldienstleister und Bewerber sind hier zudem „weiche Kriterien“ wie gegenseitige Sympathie, Vertrauen und Motivation und die Frage, ob der Bewerber grundsätzlich zum Unternehmen passt. Nach den Vorstellungsgesprächen und deren Analyse fällt die Entscheidung für einen Bewerber. Auch bei diesem letzten Schritt ist häufig die beratende Expertise des Personaldienstleisters gefragt.

9. Vertragsabschluss: Hier gibt es verschiedene Varianten. Im Falle der Arbeitnehmerüberlassung entsteht ein Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmer (dem ehemaligen Bewerber) und dem Personaldienstleister. Der Arbeitnehmer bezieht in diesem Fall sein Gehalt vom Personaldienstleister, arbeitet aber in Projekten beim Kunden vor Ort. Ebenso verbreitet ist die Variante der Direktvermittlung, bei der die Arbeit des Personaldienstleisters mit dem Vertragsabschluss zwischen Kunde und Bewerber, also einem Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, beendet ist.

Ähnlich wie eine unternehmenseigene HR-Abteilung greifen Personaldienstleister auf eine Reihe externer, aber auch interner Recruiting-Kanäle zurück.

Im Rahmen von Digitalisierung und Globalisierung entwickelt sich auch das Recruiting weiter und wird von Trends wie dem Mobile Recruiting, KI und Job- und Talentrecommender stark beeinflusst.

KI im Recruiting und Chatbots

Erste Ansätze von KI zeigen sich im „Data Driven Recruiting“. Dabei werden lernende Softwaretools eingesetzt, die dabei helfen, aus Tausenden potenziellen Kandidaten den passenden für eine jeweilige Stelle zu finden. Nur noch eine Frage der Zeit sind KI-Tools, die bei der Persönlichkeitsdiagnostik von Bewerbern aktiv unterstützen. Umstritten aber dennoch zunehmend verbreitet sind Chatbots, die auf Karriereseiten mit potenziellen Bewerbern kommunizieren. Es handelt sich um eine Art Text-Roboter, der dem Seitenbesucher Fragen stellt, aber auch beantwortet. Bewerber können auf diese Art und Weise über 7 Tage und 24 Stunden hinweg an Informationen über eine gewünschte Stelle gelangen.

Job und Talent-Recommender

Experten sind sich sicher, dass Job- und Talent-Recommender Einzug in das Recruiting-Business halten werden. Dabei handelt es sich um Empfehlungssysteme, die Kandidaten anhand ihrer veröffentlichten Bewerberprofile (z.B. in den sozialen Medien) gezielt potenzielle Unternehmen vorschlagen, bei denen eine Bewerbung lohnend ist. Richtig ausgefeilt bringt diese Technologie allen beteiligten Unternehmen, Bewerbern und Personaldienstleistern eine große Erleichterung.

Mobile Recruiting

Bereits heute erfolgt weltweit jeder zweite Seitenaufruf (50,34 %) im Internet über mobile Endgeräte(1). Dieser Trend setzt sich auch beim Recruiting fort. Eine für Smartphone und Tablet optimierte Karriereseite ist für Unternehmen und Personaldienstleister Pflicht. Ansonsten drohen vielversprechende Kandidaten zu einer anderen, für mobile Endgeräte optimierten Seite abzuwandern und dort gegebenenfalls ein erfolgreiches Bewerbungsverfahren zu durchlaufen.

Referenzen

Rabe L. Anteile mobiler Endgeräte an allen Seitenaufrufen nach Regionen weltweit im Jahr 2019. Statista, Veröffentlichungsdatum: 09.01.2020, Abrufdatum: 02.07.2020 (Link)