Empfehlungsschreiben

Ein Empfehlungsschreiben ist ein wertendes Schreiben, in dem sich ein Arbeitgeber oder eine personalverantwortliche Person wohlwollend über die Leistungen sowie die Arbeitsweise von Arbeitnehmenden äußert. Einen inhaltlichen Schwerpunkt bilden die Soft Skills. Das Empfehlungsschreiben ist eine optionale Anlage in der Bewerbung und muss nicht vom Arbeitgeber ausgestellt werden. Im Vergleich zum Arbeitszeugnis folgt das Empfehlungsschreiben keinem klaren Aufbau und ist individueller und persönlicher formuliert. Das Empfehlungsschreiben verfolgt das Ziel, ehemalige Beschäftigte für eine angestrebte Position zu empfehlen.

Inhaltsverzeichnis

- Elemente eines Empfehlungsschreibens
- Formale Anforderungen an ein Empfehlungschreiben
- Für wen eignen sich Empfehlungsschreiben?
- Wie werden Empfehlungsschreiben eingefordert?
- Positionierung des Empfehlungsschreibens innerhalb der Bewerbung
- Worin liegt der Unterschied zum Arbeitszeugnis?
- Wie unterscheidet sich das Empfehlungsschreiben zum Referenzschreiben?
- Vorlage für Empfehlungsschreiben

Elemente eines Empfehlungsschreibens

Anschrift der referenzgebenden Person: Name, Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten zur besseren Erreichbarkeit

Anschrift der empfangenden Person: Name, Adresse (potenzieller neuer Arbeitgeber)

Ort und Datum

Betreffzeile: „Empfehlungsschreiben für XY“ 

Einleitung: Vorstellung des Empfehlungsgebenden und Angabe des Ausstellungsgrunds, z.B. Jobwechsel, Beendigung eines Projekts oder Bewerbung auf ein Stipendium, Praktikum oder Studium

Beispiel für eine Einleitung eines Empfehlungsschreibens bei einem geplanten Jobwechsel: „Sehr geehrte Damen und Herren, Frau XY war bei uns als Maschinenbauingenieurin beschäftigt und verlässt nun unser Unternehmen nach langjähriger Tätigkeit auf eigenen Wunsch, um eine neue berufliche Herausforderung anzutreten. Wir bedauern diese Entscheidung sehr, da sie ihre Aufgaben stets sehr verantwortungsbewusst erfüllt hat und für das Team eine wertvolle Bereicherung war.“

Hauptteil: qualitative Bewertung der Arbeit, Dauer der Tätigkeit, Auflistung der Erfolge und Leistungen sowie Benennung der Soft Skills, die besonders geschätzt wurden, Vermittlung persönlicher Wertschätzung

Beispiel für den Hauptteil eines Empfehlungsschreibens bei einem geplanten Jobwechsel: „Frau XY war bei uns seit dem 01.01.2015 beschäftigt und wird zum 01.10.2022 aus unserem Unternehmen ausscheiden. Ihre Aufgaben lagen in der Konzepterstellung und Spezifikation von Mehrfachbausystemen sowie in der Berechnung, Entwicklung, Konstruktion und Kontrolle von Layouts und Fertigungszeichnungen. Darüber hinaus war sie für die Abwicklung von Projekten und die Koordination von Projektteams zuständig. Ihre Aufgaben hat Frau XY immer sehr gewissenhaft zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt. Das Engagement, das Frau XY bei der Abwicklung ihrer täglichen Aufgaben gezeigt hat, hat unsere Erwartungen stets übertroffen und sich sehr positiv auf die Zusammenarbeit mit Teamkolleginnen und -kollegen ausgewirkt.

Bei der Arbeit im Team hat sich Frau XY stets als sehr hilfsbereite und kommunikative Kollegin gezeigt. Besonders haben wir ihre Eigeninitiative und lösungsorientierte Herangehensweise geschätzt. Auch im Kollegium genoss Frau XY einen guten Ruf. In fachlicher Hinsicht war sie durch ihre jahrelange Erfahrung im Maschinenbau ein äußerst wertvolles Mitglied, das dem Team stets beratend zur Seite stand. Auf zwischenmenschlicher Ebene überzeugte Frau XY stets durch konstruktives Verhalten.“

Schlussteil: Begründung, warum sich die empfangende Person besonders gut für die neue Stelle eignet, Grußformel, Unterschrift

Beispiel für den Schlussteil eines Empfehlungsschreibens bei einem geplanten Jobwechsel: „Aufgrund ihrer fachlichen Qualifikationen, ihrem Engagement und ihrem vorbildlichen Verhalten im Team halten wir Frau XY für die Position als XY für bestens geeignet und können Frau XY deshalb weiterempfehlen.
Bei Fragen können Sie mich gerne jederzeit telefonisch kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Formale Anforderungen an ein Empfehlungschreiben

Druck auf Firmenpapier
Das Empfehlungsschreiben sollte den Namen sowie Kontaktdaten des Referenzgebenden enthalten, falls der potenzielle Arbeitgeber Fragen zum Bewerbenden hat.
Einer Bewerbung sollten nicht mehr als drei Empfehlungsschreiben beigelegt werden.

Eine ordentliche Formatierung sowie tadellose Rechtschreibung sind essenziell.
Das Empfehlungsschreiben sollte max. eine Din A4-Seite umfassen.
Das Schreiben sollte aus der Perspektive des Empfehlungsgebers formuliert sein, da es sich bei der Empfehlung um eine Wertschätzung gegenüber ehemaligen Angestellten handelt.

Für wen eignen sich Empfehlungsschreiben?

Berufseinstieg: In bestimmten Branchen ist es für Berufseinsteigende häufig schwer, sich aus der Masse abzuheben. Das liegt an der noch fehlenden Berufserfahrung. Ein Empfehlungsschreiben mit Bezug zu Praktika oder Werkstudierendentätigkeiten kann hilfreich sein und den Einstieg in die Berufswelt ermöglichen.

Stipendien: Wer sich auf ein Stipendium bewirbt, muss Gründe vorbringen, die eine finanzielle Unterstützung rechtfertigen. Auch in diesem Fall können Empfehlungsschreiben ehemaliger Professorinnen oder Professoren sowie ehemaliger Arbeitgeber, bei denen Trainee-Programme oder Praktika absolviert worden sind, vorteilhaft sein.

Studium: Ein Empfehlungsschreiben kann sich auch für Studierende, die sich z.B. auf einen Master bewerben, positiv auswirken. Bestätigen ehemalige Professorinnen oder Professoren gute akademische Leistungen und darüber hinaus die Befähigung für den weiterführenden Studiengang, kann das Empfehlungsschreiben ein Pluspunkt bei der Zuteilung der Studienplätze sein.

Freiberufliche Tätigkeiten: Empfehlungsschreiben sind für Freiberufliche von essenzieller Bedeutung. Empfehlungen oder Referenzen sichern meist kommende Aufträge. Zudem haben Freiberufliche keine Möglichkeit, Arbeitszeugnisse von ihren Kunden einzufordern. Damit bieten Empfehlungen bzw. Referenzen die einzige Möglichkeit, die Qualität von Dienstleistungen und den Erfolg von Produkten nachzuweisen.

Jobsuche (intern oder für eine Führungsposition): Bei einer Bewerbung auf eine Führungsposition konkurrieren Interessierte meist mit einer Vielzahl weiterer Kandidatinnen und Kandidaten. Auch hier kann sich ein Empfehlungsschreiben positiv auf den Bewerbungsverlauf auswirken, insbesondere dann, wenn ehemalige Vorgesetzte die Führungsqualitäten der Bewerbenden herausstellen und positives Feedback zur Arbeitsmoral und zum zwischenmenschlichen Verhalten der Jobsuchenden geben.

Wie werden Empfehlungsschreiben eingefordert?

Universität oder Fachhochschule

Wird ein Empfehlungsschreiben von einer Professorin oder einem Professor benötigt, sollte dieses rechtzeitig – am besten mit einem Vorlauf von mindestens zwei Wochen, noch besser sind zwei Monate – beantragt werden, damit der Empfehlungsgebende ausreichend Zeit für die Formulierung des Schreibens hat.

Damit das Empfehlungsschreiben so aussagekräftig wie möglich und auch tatsächlich beim nächsten beruflichen Schritt von Vorteil ist, sollten der ausstellenden Person im Vorfeld alle relevanten Informationen mitgegeben werden. So ist es z.B. wichtig zu wissen, ob das Empfehlungsschreiben auf Deutsch oder Englisch formuliert werden soll, um welchen Studiengang und welche Semesteranzahl es sich handelt und ob akademische Leistungen oder praxisorientierte Projekte bewertet werden sollen.

Wer sich auf ein Stipendium oder ein weiteres Studium an einer in- oder ausländischen Hochschule bewerben möchte, sollte auch die administrativen Prozesse im Blick haben. Viele Hochschulen und Universitäten verlangen eine ganz bestimmte Form des Gutachtens. Diese sollte im Vorhinein recherchiert und bei Beantragung des Empfehlungsschreibens mitgeteilt werden.

Anforderung des Empfehlungsschreibens beim aktuellen Arbeitgeber

Ein Empfehlungsschreiben beim aktuellen Arbeitgeber einzufordern, muss gut überlegt sein. Davon abzuraten ist, direkte Vorgesetzte um ein Empfehlungsschreiben zu bitten, insbesondere dann, wenn der neue Arbeitsplatz noch nicht in trockenen Tüchern ist. Die Bitte um ein Empfehlungsschreiben könnte ihnen den Hinweis geben, dass die Angestellten auf Jobsuche sind. Dieses könnte sich zum Nachteil auswirken, beispielsweise dann, wenn es um die nächste Beförderung geht. Besser ist es, sich an andere Verantwortliche im Unternehmen zu wenden, z.B. an ehemalige Vorgesetzte, die nun in einer anderen Abteilung arbeiten oder leitende Personen eines Projekts, dem die bewerbende Person eine Zeit lang unterstellt war. Gegenseitiges Vertrauen ist wichtig und es muss zudem sichergestellt sein, dass der geplante Jobwechsel diskret behandelt wird.

Persönliche Ansprache: Die Bitte um ein Empfehlungsschreiben sollte immer persönlich vorgetragen werden. Dazu sollte einige Wochen im Voraus ein verbindlicher Termin mit der empfehlungsgebenden Person vereinbart werden. Am sinnvollsten ist es, diese telefonisch zu kontaktieren, um zu erläutern, um was es bei dem persönlichen Treffen gehen wird. Davon abzuraten ist, das Empfehlungsschreiben per E-Mail anzufragen. Schließlich ist die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens nicht verpflichtend, darüber hinaus wirkt es unpersönlich und distanziert. Hinzu kommt, dass Anfragen über E-Mail dokumentiert werden und dies wiederum zum Nachteil ausgelegt werden könnte.

Grund des Empfehlungsschreibens benennen: Im persönlichen Gespräch sollte der Grund für das Empfehlungsschreiben klar und deutlich erklärt werden. Auch sollte auf die eigenen positiven Leistungen aufmerksam gemacht werden, wie z.B. abgeschlossene Projekte und Erfolge im Unternehmen. Darüber hinaus können Stärken und Fähigkeiten benannt werden. Das gibt der referenzgebenden Person eine Idee, in welche Richtung das Empfehlungsschreiben gehen soll.

Ausreichend Vorlaufzeit gewähren: Ein Empfehlungsschreiben zu erstellen, ist immer mit Arbeitsaufwand verbunden. Deshalb ist es von Vorteil, die referenzgebende Person mit ausreichend Vorlaufzeit um das Empfehlungsschreiben zu bitten. So können Arbeitsleistungen sowie die Arbeitsmoral ausreichend analysiert und ein qualitativ hochwertiges und individuell abgestimmtes Empfehlungsschreiben verfasst werden.

Vorlage anbieten: Welche Erfolge erzielt und Projekte abgeschlossen worden sind, wissen Arbeitnehmende selbst am besten. Zur Arbeitserleichterung können sie im Vorfeld alle wichtigen Projekte, Erfolge und weitere Informationen in einem Dokument zusammenfassen. Dies dient der referenzgebenden Person als Orientierung und die Jobsuchenden erhalten ein Empfehlungsschreiben, das ihren Vorstellungen entspricht.

Anforderung des Empfehlungsschreibens beim ehemaligen Arbeitgeber

Sind Arbeitnehmende nicht mehr im Unternehmen beschäftigt, sollte der ehemalige Arbeitgeber telefonisch kontaktiert werden. Am sinnvollsten ist es, das Empfehlungsschreiben von Vorgesetzten ausstellen zu lassen, bei denen in der Vergangenheit ein positiver Eindruck hinterlassen wurde. Um Referenzgebenden eine Hilfestellung zu geben, lohnt es sich, ein Dokument mit allen notwendigen Informationen zu erstellen, die das Empfehlungsschreiben enthalten sollten. So kann sichergestellt werden, dass die richtigen Stärken und Erfolge auch tatsächlich Erwähnung finden.

Freiberufliche

Besitzen Freiberufliche eine eigene Website, können sie ausgewählte Kunden gezielt nach einer Empfehlung fragen. Diese können telefonisch kontaktiert oder im Rahmen eines persönlichen Gesprächs gebeten werden, eine Bewertung auf der Homepage zu hinterlassen oder eine schriftliche Bewertung per E-Mail zu senden. Soll die Empfehlung bzw. die Referenz zusätzlich in einem Kundenmagazin abgedruckt werden, muss dafür eine zusätzliche Erlaubnis eingeholt werden.  

Positionierung des Empfehlungsschreibens innerhalb der Bewerbung

Das Empfehlungsschreiben ist Teil des Anhangs innerhalb der Bewerbung und wird, falls vorhanden, zusätzlich ins Anlagenverzeichnis aufgenommen. Es befindet sich unmittelbar hinter dem Lebenslauf. Ein Hinweis auf das Empfehlungsschreiben innerhalb des Bewerbungsanschreibens sorgt dafür, dass die Empfehlung von Personalverantwortlichen nicht übersehen wird. Einige Unternehmen entscheiden sich z.B. aus Zeitgründen gegen ein Empfehlungsschreiben, geben aber ihr Einverständnis dazu, ihre Kontaktdaten in die Bewerbung aufzunehmen. In diesem Fall bietet es sich an, folgende Informationen der Empfehlungsgebenden auf einem separaten DIN A4-Blatt anzugeben: Titel (wenn vorhanden), Vorname, Nachname, Position, Unternehmen, E-Mail, Telefonnummer/Mobilnummer

Worin liegt der Unterschied zum Arbeitszeugnis?

Empfehlungschreiben

Die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens ist freiwillig. Arbeitnehmende haben darauf keinerlei Ansprüche. Es handelt sich dabei um ein individuelles, persönliches und wertschätzendes Schreiben. Es gibt keine festen Vorgaben hinsichtlich Formulierungen, Struktur und Inhalt.

Arbeitszeugnis

Auf ein Arbeitszeugnis hingegen haben Beschäftigte einen gesetzlichen Anspruch. Dieses ist ein sachlich formuliertes Dokument, das der Bewertung der Arbeitsleistung dient. Die Verwendung verkehrsüblicher Zeugnissprache ist obligatorisch („zur vollsten Zufriedenheit“).

Wie unterscheidet sich das Empfehlungsschreiben zum Referenzschreiben?

In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Tatsächlich gibt es aber einen wesentlichen Unterschied. Im Vergleich zum Empfehlungsschreiben wird das Referenzschreiben allgemeiner formuliert. Das Empfehlungsschreiben hat eine sehr individuelle Note und ist auf die empfangende Person zugeschnitten. Im Aufbau unterscheiden sich beide Schreiben nicht voneinander. Weitere detaillierte Informationen zur Referenz können hier nachgelesen werden.