Referenzschreiben

Bei einem Referenzschreiben handelt es sich um ein schriftliches Dokument, in dem sich die referenzgebende Person positiv über eine Leistung oder einen Auftrag äußert. Das Referenzschreiben wird oft mit dem Empfehlungsschreiben verwechselt, das ebenfalls den Zweck verfolgt, die adressierte Person weiterzuempfehlen. Das Referenzschreiben ist aber im Vergleich allgemeiner formuliert und bezieht sich weniger auf die persönlichen und zwischenmenschlichen Stärken.

Folgende Inhalte sollten im Referenzschreiben stehen:

Aufgaben und Tätigkeitsschwerpunkte
Erworbene Qualifikationen und Fähigkeiten
Erfolge
Arbeitseinstellung

Wer darf ein Referenzschreiben ausstellen?

Grundsätzlich ist dazu jede und jeder berechtigt. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die ausstellende Person eine höhere berufliche Position innehat als die Person, die das Referenzschreiben erhält. Je höher die berufliche Stellung, umso größeren Wert wird dem Referenzschreiben zugewiesen. Referenzgebende können z.B. (ehemalige) Vorgesetzte, Dozentinnen und Dozenten, Lehrer:innen, Professorinnen und Professoren oder Ausbildende sein. Freiberuflich Tätige greifen am besten auf Referenzen von Kunden zurück.

An welcher Stelle befindet sich das Referenzschreiben in der Bewerbung?

Innerhalb der Bewerbung kann das Referenzschreiben hinter dem Lebenslauf und vor den Zeugnissen positioniert werden. Damit das Referenzschreiben nicht untergeht, ist dieses innerhalb des Anlagenverzeichnisses, wenn vorhanden, zu erwähnen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die Referenzen im Lebenslauf zu platzieren. Die referenzgebende Person muss dann mit dem vollen Namen, der Position im Unternehmen sowie den Kontaktdaten am Ende des Lebenslaufs genannt werden. Alternativ dazu kann sie auch unterhalb der jeweiligen beruflichen Station Platz finden. Darüber hinaus kann das Bewerbungsanschreiben eine Möglichkeit bieten, Referenzen zu benennen. Auch hierbei sollte auf die vollständige Benennung des Namens, der Position im Unternehmen sowie der Kontaktdaten des Referenzgebenden geachtet werden.

Aufbau eines Referenzschreibens

Ähnlich wie beim Empfehlungsschreiben unterliegt auch das Referenzschreiben keinem strikten Aufbau. Referenzschreiben enthalten in der Regel aber folgende Bestandteile, damit sich Arbeitgeber einen Eindruck von den Bewerbenden machen können: 

Anschrift des Referenzgebenden: vollständiger Name, Anschrift des Unternehmens, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Anschrift der adressierten Person: vollständiger Name und Adresse
Betreffzeile: „Referenzschreiben für XY"
Der Referenzgebende stellt sich und das Unternehmen vor
Beschreibung des Arbeitsverhältnisses sowie der Zusammenarbeit
Die referenzgebende Person beschreibt die Qualifikationen und Fähigkeiten sowie die Persönlichkeit des Arbeitnehmenden, geht auf Erfolge ein und umreißt Soft Skills
Datum und Unterschrift

Für wen eignen sich Referenzschreiben?

Referenzschreiben eignen sich für Bewerbungen auf alle denkbaren Stellenpositionen, Studienplätze (Bachelor oder Master), Professuren, Habilitationen oder Stipendien. Sie geben zukünftigen Arbeitgebern die Chance, sich bei ehemaligen Vorgesetzten über die Arbeitsleistung, Fähigkeiten sowie Soft Skills der Bewerbenden zu informieren. Auf diese Weise können Arbeitgeber die in der Bewerbung angegebenen Qualifikationen, Tätigkeitsfelder und Soft Skills abgleichen und sich so ein authentisches Bild der Jobsuchenden machen. Werden in der Bewerbung Referenzgebende benannt, müssen diese vorab um Erlaubnis gefragt werden.

Welchen Vorteil bieten Referenzen in einer Bewerbung?

Im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen, die von Arbeitgebern wohlwollend formuliert werden müssen, sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, eine Referenz auszustellen. Referenzen sind in der Regel viel subjektiver formuliert als Arbeitszeugnisse und berufen sich weniger auf codierte Formulierungen, die in Arbeitszeugnissen zur Benotung von ehemaligen Angestellten genutzt werden. Hat ein Arbeitgeber von ehemaligen Beschäftigten einen negativen Eindruck, ist es somit sehr unwahrscheinlich, dass dieser sich die Mühe macht, eine Referenz für eine Weiterempfehlung aufzusetzen. Ist der Arbeitgeber der oder dem Arbeitnehmenden gegenüber hingegen sehr positiv gesonnen, zeugt eine Referenz für den zukünftigen Arbeitgeber von hoher Glaubwürdigkeit.

Darüber hinaus können Referenzen in Bewerbungen einen deutlichen Vorteil gegenüber solchen Bewerbungen bewirken, die ausschließlich ein Arbeitszeugnis enthalten. Referenzen sind freiwillig und liegen längst nicht jeder Bewerbung bei. Das wiederum lässt Bewerbende aus der breiten Masse hervorstechen und kann die Entscheidung von Personalverantwortlichen positiv beeinflussen.

Referenzen können auch für Freiberufliche oder Berufseinsteigende positiv sein, die gerade ihre Ausbildung oder das Studium beendet haben und sich nun auf einen festen Job bewerben möchten. Da sich Freiberufliche in keiner Festanstellung befinden, haben diese auch kein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis. Referenzen können somit als Ersatz für ein Arbeitszeugnis dienen. Berufseinsteigende können oft nur Praktika vorweisen. In diesem Fall kann eine Referenz, die die Hard- und Soft Skills der Jobsuchenden gut umreißt, von Vorteil sein.

Empfehlung – die Alternative zur Referenz

Alternativ zum Referenzschreiben können sich Jobsuchende auch eine Empfehlung ausstellen lassen. Das Empfehlungsschreiben unterscheidet sich vom Referenzschreiben, da dieses auf eine konkrete Stelle ausgelegt ist. Das Empfehlungsschreiben eignet sich vor allem für Stipendien, Studiengänge, Beförderungen, Praktika oder Auslandssemester. Das Referenzschreiben hingegen kann für Freiberufliche oder Berufseinsteigende von Vorteil sein. Die Empfehlung unterscheidet sich weder im Inhalt noch im Aufbau von der Referenz. Mehr zum Empfehlungsschreiben erfahren Sie hier.